毎度のお話ですが、ぼくは確定申告書を作成するのにフリーソフトのエクセル簿記を使っています。
このエクセル簿記の困ったところは、仕訳が2,100行までしか入らないことです。
これ以上の仕訳を記入したければ、まず有料のマニュアルを購入してからそのマニュアルに載っているパスワードを取得します。
その後パスワードを使用してエクセルシートのロックを解除して、行数を追加するというのが一般的な対応方法になっていると思います。
この度、こんな事をしないでも対応する方法があると気づいたので、記事にしてみます。
カテゴリをeBay輸出にしていますが、エクセル簿記を使用しているならばどのような業種にでも対応できる方法になります。
対応方法
エクセル簿記は、まず期初に棚卸の仕訳を入力して、それから1年分のお金と物品の出し入れを仕訳帳に記入して、最後に期末の棚卸の仕訳を入力すると、決算書が自動で出来上がっているというようになっています。
上記は1年間を1期としてエクセル簿記を使用しているわけですが、これを1ヶ月を1期として見ればいいのではないかと気づきました。
具体的には、新しいエクセル簿記の仕訳帳に、まず月初の棚卸の仕訳を入力します。
次に、その月のお金と物品の出し入れの仕訳を入力します。
最後に、月末の棚卸の仕訳を入力します。
これで1ヶ月分の決算書が出来上がります。
これを1月から12月まで12ヶ月分作成します。
ファイル数も12個になります。
そして翌年2月から受付が始まる確定申告書の作成の際には、各月の決算書の数字を合計したもので決算書を作成すれば1年分の決算書になります。
合計すると言っても、全ての項目ではありません。
例えば期首商品棚卸高は1月の数字を、期末商品棚卸高は12月の数字を使用します。
あと貸借対照表についても、1月の数字と12月の数字を使用します。
その他にも、合計する項目と1月12月の数字を使用する項目などに気をつけて年次の決算書を作成します。
以上の方法で、本来無料では2,100行までしか作成できなかった仕訳が2,100×12＝25,200行まで作成できることになります。
メリットとデメリット
上記に挙げたように、記入できる仕訳行が増えることや、確定申告書を作成する際にそのままの数字ではなく計算しなければならないというものがありますが、それ以外で思いついたものを挙げてみます。
メリット：月毎の事業の成績を見ることができる
普通に作成していても、毎月の仕入高と売上高は決算書②に出てきます。
ですが、月毎にかかった経費や月毎の損益を見ることはできませんでした。
決算書を月毎に出すことで、今まで月毎に見えてこなかった数字も見えてくるようになります。
その結果、早めの軌道修正などの対策ができるようになります。
デメリット：毎月棚卸をしなければならない
これは、ただ面倒というだけです。
でも月毎の損益を見ようとしたならば、どうしても必要な作業になります。
この作業が増えることが、デメリットと言えばデメリットです。
とりあえず1ヶ月分作成した時点で記事を書いています
この記事を書いている現時点で、9月の月次の決算書を作成したところです。
まだ実際に1年分の決算書を作るところまでやってはいませんが、恐らくこの方法でいけるだろうと思っています。
物販等ビジネスをやっているならば、仕訳行が十分に残っていたとしてもこの方法を取るのがいいのではないかと思います。
それは、毎月の成績表が出るというただ一点のためです。
ビジネスをやっているならばPDCAの繰り返しになるので、年次の決算書しか分からなければこのサイクルも年1回だけになってしまいます。
（もちろん個々の作業でこのサイクルを何度も繰り返すというのは、誰でもやっていると思います。）
本来目指すところから軌道がずれたならば、気づくのが最悪1年後になり、そこからの修正も大変になります。
あとは、この月はどうだった、翌月はどうだった・・・というのが12ヶ月分に纏められてしまうと、個々の月の行動がどうだったかというのも見えなくなってしまいます。
例えば、8月はめちゃめちゃ調子よくて9月はめちゃめちゃ調子悪かったという場合、相殺されて調子が上向きも下向きもせず平坦だったという結果になってしまいます。
以上のことから、毎月の決算書を作るのがいいのではないかというのがぼくの考えです。
細かく見るならばどれだけでもいいかと言うとそうでもないと思います。
例えば日次の決算書を出したとしても、誤差によるブレが大分大きくなると思います。
ある程度の流れを見たいと思うので、1ヶ月毎というのはちょうどいい期間ではないかと思います。
よかったら、この方法で決算書を作成してみてください。
